Eerst waren er elf voorzitters van zorg-, volkshuisvesting- en onderwijsclubs die per ‘brandbrief’ van premier Rutte een einde aan doorgeschoten controle‐ en regelzucht eisten. Direct daarna was er in het debat over de regeringsverklaring een kamerbrede mantra dat belastingcenten in beleid en niet in bureaucratie moeten worden gestoken. En nu zijn het de GGZ instellingen die een manifest tegen de ‘regelgekte’ publiceren. Het ritueel herhaalt zich met enige regelmaat: we klagen over al die administratieve lasten, maar we weten dat niemand er iets aan doet en we weten ook dat zodra zich ergens een incident heeft voorgedaan, de stoere taal naadloos overgaat in een eis tot nog meer regels, protocollen en inspecties.
Reden voor cynisme? Wat mij betreft niet. Ja, het klopt dat bureaucratie zo langzamerhand iedere professional wurgt die gewoon zijn werk wil doen. Nee, het is niet zo dat er niks aan te doen is. Als de juiste mensen hun verantwoordelijkheid nemen, bieden ervaring en wetenschap voldoende handvatten om het aan te pakken. Hieronder heb ik deze in drie hoofdregels samengevat:
1. Erken de legitimiteit van elkaars informatievragen. Als we specialisten inzetten moeten we hun informatiebehoefte serieus nemen. Erken ook dat in een ‘keten’ niemand echt de baas is en dus niemand het ketenproces als geheel kan organiseren. Erken voorts dat samenwerking van professionals binnen één organisatie al moeilijk zat is, laat staan de samenwerking van organisaties met elkaar! Erken tenslotte dat iedere samenwerking begint met een simpele vraag: ‘Hoe gaan wij hier eigenlijk met elkaar om?’
2. Zorg voor een open en veilige omgeving (‘koppelzone’) waarin deze vraag systematisch beantwoord wordt. Besef dat organisaties verschillende waardesystemen, procedures en (informatie-)techniek hebben en betrek de verschillende niveaus van medewerkers.
3. Bouw als resultaat van dit gesprek aan ‘zo doen we dat in deze keten’-afspraken. Deze afspraken vormen samen gaandeweg een ‘afsprakenstelsel’, waaraan alle ‘keten-partijen’ zich binden. Sla deze afspraken op in een landelijke kennisbank, zodat anderen er gebruik van kunnen maken.
Het zijn de rommelmakers zelf die met deze regels aan de slag moeten om de zaak op te ruimen. Maar wie zijn dat? Iedereen kijkt natuurlijk direct naar ministers, Kamerleden, ambtenaren en andere bobo’s . Maar dat is ten onrechte: Wijzelf, wij ‘Gewone Nederlanders’ veroorzaken in ons dagelijks werk de bureaucratie en moeten deze dus ook zelf opruimen. Dat zit zo: Tegenwoordig vergt iedere klus van enige betekenis de inzet van een keten van specialisten. Ieder met eigen doelstelling, werkwijze en cultuur en gebonden aan specifieke wetgeving. Regeldruk ontstaat altijd waar dit soort organisaties met elkaar moeten samenwerken. Denk aan het helpen van een cliënt, het doorverwijzen van een leerling, het bouwen van huizen, etc. Ze bestaan om een bepaald (publiek) belang te borgen en ze zouden dus geen knip voor de neus waard zijn als ze NIET zouden eisen dat de eigen protocollen, procedures en formulieren worden nageleefd. Het zijn dus gewoon de juf, de verpleger en de politieagente, maar ook verzekeraar, de aannemer, de salesvrouw en de controller, hun chefs, hun directeuren en hun inspecteurs die samen – en met de beste bedoelingen – de administratieve lasten veroorzaken. Zij moeten én kunnen dus de rommel zelf het beste oplossen. Bijna altijd haal je daarmee drie doelen tegelijk: de kwaliteit voor de eindgebruiker gaat omhoog, de kosten gaan naar beneden en het werkplezier stijgt. Daarom: Minder bureaucratie? Pak het zelf lekker ff aan.
