Van Rotterdammers; de dingen die gedaan kunnen worden…

foto's rotterdam 186

Het is herfst 2007. Een stuk of tien mannen (geen vrouwen) vanuit de Rotterdamse haven, ontmoeten elkaar aan één tafel. Voor het eerst. Ze werken weliswaar samen, maar waren zich dat eigenlijk niet bewust. Alle aanwezigen hebben, ieder vanuit hun eigen bedrijf, een rol in het zelfde proces: het importeren van containers met vlees. 

De reder, de terminal-eigenaar, de douane, de voedsel en warenautoriteit, het vrieshuis, de transportondernemer. Snel werd duidelijk dat ze erg veel last van elkaar hebben: informatie geven ze incompleet aan elkaar door, hick-up’s bij de één planten zich direct voort in vertragingen bij de ander. Documenten die ze aan elkaar doorgeven bevatten informatie die niemand nodig heeft en omgekeerd ontbreken vaak gegevens, waarover dan weer nagebeld moet worden.

De stemming is goed: goed om een keer mét elkaar te praten, in plaats van alleen over elkaar te …., zeggen ze in goed Rotterdams. Begrip over en weer ontstaat, alsmede het plan om vaker bij elkaar te komen en het hele proces eens goed ‘uit te tekenen’. Zo gezegd, zo gedaan en na 3 a 4 sessies ligt er een compleet beeld van hoe het beter kon. Schepen moeten alle info over hun lading al ruim voor aankomst bij de douane melden. Als die info beschikbaar komt voor alle spelers in het proces en ze gebruiken dat als basis om ook onderling status uit te wisselen, dan gaat het allemaal een stuk vlotter.

Een werkend prototype van zo’n systeem is er binnen een half jaar en wordt tot ieders tevredenheid geaccepteerd. Het laat zien waar mensen die zelf verantwoordelijkheid nemen  toe in staat zijn. Vele jaren later is het systeem er eigenlijk nog steeds niet. Waar de echte deskundigen er onderling snel uit waren, vrezen de bedrijven en organisaties waar deze deskundigen werken voor verlies van geld, macht en status. Het is niet gelukt om de dynamiek van zelf acterende medewerkers  van de verschillende bedrijven in te bedden in een bredere belangenafweging waar de bazen van die medewerkers ook gelukkig mee zijn. Een goed voorbeeld van hoe – inmiddels overbodige – hiërarchische structuren vernieuwing kunnen tegenhouden.

Hoe zat het ook al weer met die Rotterdamse combinatie van “woorden” en “daden”?

laat een bericht achter